Cos’è esattamente un Registratore Telematico? Come posso confrontare le macchine RT?

Essendosi evoluti dall’umile registratore di cassa o “cassa”, le macchine RT, note anche come sistemi POS e terminali RT, sono potenti strumenti di vendita, controllo delle scorte e contabilità. Pietre miliari di molte attività di vendita al dettaglio e di ospitalità, i registratori telematici possono far risparmiare tempo prezioso in tutte queste aree importanti, riducendo al contempo i rischi posti dall’errore umano.

Take-out chiave

• Un Registratore Telematico è un “punto vendita”, ovvero dove vengono pagati gli acquisti
• Un RT è un dispositivo che somma gli acquisti e facilita il pagamento
• Le macchine RT sono potenti strumenti di vendita, contabilità e controllo delle scorte
• Le macchine RT si integrano con le macchine EFTPOS, che accettano pagamenti con carte e dispositivi
• Quando confronti i Registratori Telematici, considera il tuo settore (ad es. bar o vendita al dettaglio), le funzionalità di cui hai bisogno, il volume delle vendite e con quale hardware e software complementari si integrano
• I lettori di carte sono generalmente noti come terminali EFTPOS (o macchine EFTPOS) .

Cos’è esattamente un RT? 

RT sta semplicemente per Registratore Telematico, che si riferisce al punto cassa, luogo in cui avvengono le transazioni. 

La tua macchina RT (Tradizionale a tasti oppure con software gestionale a bordo) è il dispositivo utilizzato per sommare e accettare pagamenti per ciò che viene acquistato. Può essere costituito da:

• la macchina che effettua i conteggi ed incassa, che può o meno essere utilizzata insieme a un lettore di carte autonomo (che elabora i pagamenti), OPPURE
• una macchina/sistema/terminale che ‘parla con’ (si integra con) un lettore di carte ad esso collegato via cavo o Wi-Fi (che semplifica il processo di pagamento). 

Ma c’è molto di più in un Registratore Telematico di quanto descritto sopra

In un ristorante, ad esempio, il tuo RT potrebbe incorporare un sistema di ordinazione dei tavoli e gestione delle comande in cucina, pur essendo integrata con un terminale EFTPOS che puoi portare ai tuoi tavoli. Quindi, un unico sistema gestisce tutto, dall’acquisizione dell’ordine all’accettazione del pagamento.

In un ambiente di vendita al dettaglio, invece, i componenti chiave della macchina RT possono essere lo scanner di codici a barre, la stampante di ricevute e un software per la gestione dell’inventario.

A seconda della macchina RT che acquisti, potresti anche essere in grado di individuare quali piatti (o prodotti) sono i più popolari, quelli che potrebbe non valere la pena tenere nel menu (o sui tuoi scaffali) e quando sono i periodi di maggiore affluenza. Può anche incorporare il controllo delle scorte e il software di ordinazione. E questo è solo l’inizio.

In che modo un Registratore Telematico può aiutare la mia attività?

Un sistema RT completamente integrato (una macchina RT integrata con un terminale EFTPOS/carta macchina/lettore dispositivo) è simile a un ottimo partner commerciale. Potrebbe aiutare a prendere decisioni aziendali chiave attraverso informazioni dettagliate sui report, contribuendo a semplificare i processi quotidiani. Alcuni dei modi in cui le aziende di vendita al dettaglio e di ospitalità potrebbero trarre vantaggio dall’avere un Registratore Telematico integrato sono:

• Aiuta a risparmiare tempo nelle principali aree operative dell’azienda
• Aiuta a ridurre la probabilità di errori dovuti all’errore umano 
• Può migliorare l’esperienza del cliente e aggiungere un senso di professionalità alle piccole imprese
• Può aiutare le piccole imprese a scalare con funzionalità multi-negozio
• Può raccogliere dati sul comportamento dei clienti che possono essere utilizzati nei programmi di fidelizzazione
• Identifica gli articoli popolari e le fasce orarie di maggiore e minore afflusso
• Può fornire preziose informazioni sulle vendite e sulla gestione dell’inventario.

Migliora l’esperienza dei tuoi clienti

L’ultima tecnologia RT si sforza di portare i clienti attraverso la fase di pagamento nel modo più rapido ed efficiente possibile, il che è positivo per i tuoi clienti e potrebbe giovare al tuo “costo di vendita”. La gestione di buoni e altre promozioni può essere più rapida e le macchine RT sono utili anche per gestire i programmi fedeltà.

Anche un cambio di operatività alla cassa potrebbe essere più semplice da gestire, con il Registratore Telematico che detrae i prodotti con la stessa facilità con cui li aggiunge e gestisce i resi e i rimborsi.

Risparmia tempo e aumenta la produttività

Un buon RT ridurrà il tempo necessario per elaborare ogni vendita, ma raccoglierà anche preziose informazioni in termini di rendicontazione delle vendite, gestione dell’inventario e contabilità. Invece di trasferire manualmente i dati di vendita nel tuo software di contabilità per piccole imprese, il tuo sistema può farlo direttamente attraverso il giusto software integrato.

I migliori Registratori Telematici sono anche intuitivi da usare, quindi dedicherai meno tempo alla formazione del personale, in particolare ai novizi, e più alla tua attività.

Meno errori, migliori operazioni commerciali

L’inserimento manuale degli importi è una pratica che può comportare il rischio di errore umano. I lettori di codici a barre e le interfacce touchscreen facili da usare potrebbero aiutare ad evitare questo rischio. I vantaggi possono estendersi ai sistemi di back-office dove si potrebbe evitare anche l’inserimento manuale dei dati.

L’emissione di scontrino tramite il tuo Registratore Telematico ma poi digitando/toccando l’importo sul tuo terminale/macchina EFTPOS è una pratica che è anch’essa soggetta all’errore umano. Avere un terminale EFTPOS che si integra perfettamente con la tua macchina POS aiuta a evitare questo rischio trasferendo l’importo del pagamento dal tuo RT direttamente al lettore di carte EFTPOS ¹ .

Preziosi rapporti di vendita e approfondimenti

La maggior parte degli RT di base ti fornirà un rapporto dettagliato sulle tue vendite. Macchine RT più sofisticate possono consentire di monitorare e analizzare le prestazioni di vendita di diverse sedi, reparti e singoli dipendenti.

Potresti anche essere in grado di raccogliere e utilizzare dati su ciò che si vende rispetto ai prodotti di scarsa tendenza, la redditività relativa, le vendite medie dei clienti e gli effetti delle promozioni, tutti elementi che ti forniranno informazioni preziose per la pianificazione aziendale e la gestione del flusso di cassa .

Gestione avanzata delle scorte

Con il giusto software gestionale integrato nel tuo Registratore Telematico potrai monitorare esattamente i livelli delle tue scorte in base alle vendite. Ha anche la possibilità di inviare promemoria di riassortimento, impostare ordini automatici a livelli predeterminati e facilitare i trasferimenti di scorte tra le sedi.

Dati tangibili dei clienti

Una buona gestione delle relazioni con i clienti (CRM) inizia con la conosapevolezza che la tecnologia del tuo Registratore Telematico potrebbe essere in grado aiutarti. Alcuni RT popolari ti aiutano a creare profili dei clienti in base ai modelli di acquisto, consentendoti di indirizzare il tuo marketing e le tue promozioni in modo più efficace.

Potresti anche essere in grado di aggiungere messaggi promozionali ai tuoi scontrini, basandoti sul venduto e utilizzando specifici messaggi mirati alla promozione di servizi e/o beni accessori.

Come posso confrontare gli RT?

Ogni azienda è diversa, quindi avrà esigenze in ambito RT diverse. Ricorda che un RT non è una macchina autonoma, ma un’interconnessione di funzionalità che insieme ti consentono di elaborare in modo efficiente le transazioni rivolte ai clienti, supportando al contempo i tuoi processi aziendali. 

Per aiutarti a trovare la migliore macchina POS per la tua azienda, sviluppa un elenco ristretto considerando e confrontando i prodotti che hanno le tue caratteristiche “indispensabili”. Potrebbero includere:

• Dimensioni, peso e facilità d’uso
• Modalità offline. Ti consigliamo di assicurarti di poter continuare a operare in caso di interruzione della rete
• Rapporti e analisi in tempo reale
• Funzionalità di gestione multi-negozio man mano che la tua azienda cresce
• Possibilità di prendere ordini e facilitare il pagamento al tavolo o in qualsiasi punto del negozio
• Funzionalità di gestione dei tavoli (un obbligo per i ristoranti)
• Capacità di gestire fatture elettroniche, note di credito, etc…
• Integrazione con software a valore aggiunto (es. contabilità, e-commerce, prenotazioni, fidelity)
• Funzionalità avanzate di gestione delle vendite e dell’inventario a livello di ingrediente
• Archiviazione dei dati nel cloud (piuttosto che localmente)
• Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Integrazione con un terminale EFTPOS 
• Funzionalità mobili per le aziende in movimento (bancarelle, food truck, ecc.)
• Capacità di creare e utilizzare i profili dei clienti per la fidelizzazione
• Basso impatto tecnologico: un sistema RT il più compatto possibile.

Il giusto Registratore Telematico potrebbe rivoluzionare la tua attività in diversi modi: dal miglioramento del servizio clienti all’automazione della gestione delle scorte. Quindi, vale la pena dedicare del tempo alla ricerca della migliore macchina per il proprio punto vendita, che rispetti le proprie esigenze specifiche.